Qu’est-ce que le numéro d’identification d’attente (NIA)?

Le numéro d’identification d’attente, aussi appelé NIA, est émis par la CPAM lors d’une première demande d’affiliation à la sécurité sociale française.

Il ouvre des droits à la sécurité sociale et ce rétroactivement depuis la prise de poste pour le salarié selon les conditions d’éligibilité.

Les frais de santé peuvent être remboursés au salarié à partir de cette étape dans l’attente de la certification de ce numéro.

Pour votre information : le NIA ne permet pas l’obtention de la carte vitale ni l’ouverture d’un compte personnel Ameli.

Le NIA et le NIR : quelle différence ?

Le numéro d’identification d’attente, aussi appelé le NIA, est émis par la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie), lors d’une première demande d’affiliation à la Sécurité sociale française. On dit du NIA que c’est un numéro d’attente, car il ne confère pas le droit d’ouvrir un compte Ameli, ni d’obtenir une Carte Vitale. C’est cependant un numéro provisoire qui prouve l’ouverture des droits à la Sécurité Sociale dans l’attente de sa certification. 

Le numéro de sécurité social définitif, également appelé le NIR (numéro d’inscription au répertoire), est le résultat de la certification du NIA par le SANDIA (Service Administratif National d’Identification des Assurés – par délégation de l’INSEE) lors d’une première demande d’affiliation à la sécurité sociale française.

Le NIR remplace donc le NIA après la réalisation d’un certain nombre de vérifications de la part de l’administration. Il s’agit du numéro de Sécurité sociale permanent d’un collaborateur qui a été affilié à la Sécurité Sociale avec succès. Il figure sur l’attestation de droits à l’assurance maladie et sur la Carte Vitale de l’assuré.

Le collaborateur qui a déjà été affilié à la Sécurité Sociale en France et qui dispose donc d’un numéro d’identification (NIR) n’a pas besoin d’effectuer une nouvelle demande d’affiliation à son retour d’expatriation, qu’il soit de nationalité française ou étrangère. En effet, une personne ayant déjà été immatriculée conserve son numéro de Sécurité Sociale à vie, même après une période prolongée passée à l’étranger. Dans ce cas, il ne s’agit pas d’une nouvelle inscription, mais d’une procédure de réactivation du NIR. Cette démarche permet à l’administration de retrouver le numéro déjà attribué à l’assuré et de procéder à la réouverture de ses droits à la Sécurité Sociale française.

Comment le NIR se présente-t-il ?

Ce numéro d’identification unique sera le même tout au long de la vie de l’assuré. Les quinze chiffres qui le composent se présentent de la manière suivante :

• Sexe (1 chiffre – commençant par 1 pour les hommes et 2 pour les femmes)
• Année de naissance (2 chiffres)
• Mois de naissance (2 chiffres)
• Département de naissance (2 chiffres – 99 pour les personnes nées à l’étranger)
• Code INSEE de la commune de naissance (3 chiffres)
• Numéro d’ordre pour distinguer les personnes nées à la même période et au même endroit (3 chiffres)
• Clé de contrôle (2 chiffres)

À quoi sert le NIR ?

L’obtention du NIR ne permet pas seulement le remboursement des frais de santé du collaborateur. En effet, le numéro de sécurité social est demandé pour de nombreuses procédures administratives, tant pour les déclarations fiscales que pour certaines formations professionnelles. Il peut également être demandé pour le renouvellement d’un titre de séjour ou encore l’inscription à l’école ou à la crèche des enfants. Le NIR est ainsi essentiel à divers aspects de la vie du collaborateur. 

L’employeur a également intérêt à ce que son collaborateur obtienne ce numéro de Sécurité Sociale au plus vite. L’employeur est tenu d’effectuer la Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuellement, nécessitant le numéro de Sécurité Sociale de chaque employé. En l’absence de ce NIR, l’employeur ne peut pas finaliser la DSN, ce qui constitue un manquement à ses obligations. Tout retard ou défaut dans la transmission de la DSN expose l’entreprise à des sanctions financières, qui peuvent être appliquées de manière mensuelle et s’accumuler au fil du temps. 

De même, l’employeur est tenu d’un devoir de protection envers ses employés. Cela inclut notamment l’obligation de leur proposer une complémentaire santé d’entreprise (la mutuelle d’entreprise). Sans le numéro de sécurité sociale, l’employeur est dans l’incapacité de rattacher le collaborateur au contrat collectif de mutuelle. 

L’employeur a ainsi besoin du NIR de ses collaborateurs pour ne pas se retrouver bloqué dans l’une de ces deux démarches, notamment. Obtenir le NIR n’est donc en réalité pas qu’une question de santé pour le collaborateur, mais une étape importante de son installation en France, et une affaire de conformité pour l’employeur.